10. marraskuuta 2017

Lukuruutu näppärästi käyttöön - Outlook 2016 -vinkki

Kollegani Anna kirjoitti pari perjantaita sitten liitetiedostojen lisäämisestä Microsoft Outlookin viesteihin. Tällä kertaa voisimme tarkastella saapuneita viestejä. Oletusarvoisesti Outlookin kansioissa on viestien "esikatselu" eli Lukuruutu käytössä. Tällöin viestin sisältö näkyy yleensä oikean reunan (tai alareunan) ruudussa, valinnan mukaan. Tämä lukuruutu ärsyttää, jos ei halua viestien sisällön näkyvän. Lukuruutu on mahdollista kuitenkin ottaa näppärästi "satunnaiskäyttöön".

Jos lukuruutu on näkyvissä, saat sen suljettua napsauttamalla Näytä | View -välilehteä ja valitsemalla Lukuruutu–Poissa käytöstä | Reading Pane–Off. Koska lukuruutu on kuitenkin toisinaan kätevä toiminto, voit lisätä sen Pikatyökaluriville | Quick Access Toolbar. Tällöin voit tarvittaessa helposti ottaa lukuruudun käyttöön ja sulkea pois ilman, että sinun tarvitsee napsautella Näytä | View -välilehteä.

Näin lisäät Lukuruutu-painikkeet pikatyökaluriville:

Napsauta Lukuruutu | Reading Pane -kuvaketta, ja sitten hiiren kakkospainikkeella Oikea | Right -kuvakkeen päällä ja valitse Lisää pikatyökaluriville | Add to Quick Access Toolbar. Voit tietysti valita myös Ala | Bottom -kuvakkeen, jos haluat lukuruudun viestin alapuolella. Lisää vielä samalla tavalla lukuruudun poistava kuvake Poissa käytöstä | Off.























Nyt sinulla on molemmat kuvakkeet pikatyökalurivillä ja voit kätevästi "esikatsella" viestien sisältöä lukuruudulla napsauttamalla lisäämiäsi kuvakkeita vuorotellen.










Ylläolevista kuvista ehkä huomasitkin, että olen lisännyt omalle pikatyökalurivilleni myös avoimen kirjekuoren lukuruutu-kuvakkeiden viereen. Kyseessä on Aloitus | Home -välilehden Lukematon/luettu | Unread/Read -kuvake, jolla saan viestin nopeasti kuitattua luetuksi tai lukemattomaksi. Saat toiminnon toki myös näkyviin napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella viestin päällä ja valitsemalla valikosta vastaavan komennon. Jos maltat lukea kuvakkeen vihjeen, huomaat, että viestin voi kuitata luetuksi myös näppäinyhdistelmällä Ctrl + Q ja lukemattomaksi Ctrl + U.

Näppäinyhdistelmillä säästät hiirikättä (näistä on kirjoittelua aiemmissa blogeissa), mutta viestien selaaminen ja siivoaminen sujuvat kätevästi hiirellä ja näppäimistöllä. Avaa lukuruutu, napsauta viestiä, jotta se näkyy lukuruudussa, kuittaa se luetuksi (tai lukemattomaksi) hiirellä pikatyökalurivin kuvakkeella (tai poista viesti painamalla Delete-näppäintä tai napsauttamalla Poista-rastia). Selaa seuraava tai edellinen viesti painamalla näppäimistöllä nuoli ylös tai alas -painikkeita (tai napsauta viestiä hiirellä).

Itse käytän hiirtä vasemmalla kädellä, jolloin vasen käteni hoitaa hiirellä näytön vasemman reunan toimintoja ja oikean käden sormilla painelen näppäimistöllä Deleteä ja nuolia. Palaan tähän hiiri-vasenkätisyyteen ja sen etuihin myöhemmin blogissamme.

Lukuruudun asetuksissa kannatta myös sammuttaa kaksi ensimmäistä vaihtoehtoa (Merkitse… ja Merkitse…). Näin viestin lukeminen lukuruudussa ei kuittaa viestiä luetuksi, jos haluat lukea viestin myöhemmin uutena viestinä.












Lopuksi vielä ehkä se paras juttu tässä toiminnossa: lukuruutu toimii myös kalenterissa, ihmisissä (yhteystiedoissa), tehtävissä ja muistilapuissa. Kun haluat vilkaista kalenterimerkintäsi tarkempaa sisältöä, älä turhaan avaa merkintää kaksoisnapsauttamalla, vaan avaa lukuruutu ja lue merkinnän sisältö (tai vastaavasti yhteystiedon, tehtävän tai muistilapun sisältö).



Jorma Järvinen, seniorikonsultti

Jorma kouluttaa Tieturilla mm. Microsoft Office -aluetta, ja on pitkän linjan ammattilainen tässä(kin) asiassa.

6. marraskuuta 2017

Lär Excel förstå svenska

Till äran av Svenska dagen ska vi lära ditt Excel program att förstå svenska (eller något annat språk). En del av Excel användare i Finland har säkert i regionala inställningar finska. Det här påverkar t.ex. hur Excel skapar serier.

Klicka i någon cell i Excel, skriv marraskuu (eller förkortad marras), dra i fyllningshandtaget åt höger eller ner (eller vänster eller upp om du har utrymme och inte skrev månaden i första cellen). När du drar utvidgar Excel serien med joulukuu, tammikuu o.s.v. oberoende av användargränssnittets språk som du kan t.ex. på engelska.

Du kan skapa egna serier (Excel kallar dom anpassade listor | Custom List) t.ex. produktlistor o.s.v. som du behöver dagligen. I stället för att alltid skriva dom om och om skapa dom i serier. Importera svenska och engelska månader och veckodagar så här.

Kopiera först här under de färdigt skrivna listorna till Excel på något tomt kalkylblad.


JanuariJanMåndagMånJanuaryJanMondayMon
FebruariFebTisdagTisFebruaryFebTuesdayTues
MarsMarOnsdagOnsMarchMarWednesdayWed
AprilAprTorsdagTorAprilAprThursdayThu
MajMajFredagFreMayMayFridayFri
JuniJunLördagLörJuneJunSaturdaySat
JuliJulSöndagSönJulyJulSundaySun
AugustiAugAugustAug
SeptemberSepSeptemberSep
OktoberOktOctoberOct
NovemberNovNovemberNov
DecemberDecDecemberDec

TammikuuTammiMaanantaiMa
HelmikuuHelmiTiistaiTi
MaaliskuuMaalisKeskiviikkoKe
HuhtikuuHuhtiTorstaiTo
ToukokuuToukoPerjantaiPe
KesäkuuKesäLauantaiLa
HeinäkuuHeinäSunnuntaiSu
ElokuuElo
SyyskuuSyys
LokakuuLoka
MarraskuuMarras
JoulukuuJoulu

Klicka sedan Tiedosto-Asetukset-Lisäasetukset | Arkiv-Alternativ-Avancerat | File-Options-Advanced och rulla ned till rubriken (med grå bakgrund) Yleiset | Allmänt | General och klicka där Muokkaa omia luetteloita… | Redigera anpassade listor… | Edit Custom Lists… Klicka sedan på pilen vänster om ordet Tuo | Importera | Import (dialogrutan krymper) och markera (välj) i kalkylbladet en lista i gången t.ex. svenska månaderna, klicka på pilen igen (dialogrutan förstoras) och det markerade områdets cellreferens visas i textrutan vänster on pilen. Klicka på Tuo | Importera | Import.

Gör det här på nytt med följande lista (t.ex. svenska veckodagar) tills du har alla listorna importerade. Stäng dialogrutan med OK.





Om du vill skapa andra egna listor kan du också importera dom (bara de finns färdigt i kalkylbladet) eller klicka på UUSI LUETTELO | NY LISTA | NEW LIST och skriv listan i högra rutan en post per rad, tryck Enter efter varje post så att de är på skilda rader och till sist Lisää | Lägg till | Add.

Testa listorna i Excel. Skriv något ord av de listorna du importerade (t.ex. november) och dra i fyllningshandtaget. Ordet november (också andra månader) finns i både svenskan och engelskan (och i tyskan) så Excel tycks utvidga den lista som är senast importerad. Notera också att skriva första ordet i serien med VERSALER eller gemena eller bara Första Bokstaven Med Stort påverkar listans utseende.






Jorma Järvinen, senior konsult

Jorma kör Excel kurser hos oss på Tieturi.

3. marraskuuta 2017

Mitä jos tiimityön keskipiste ei olekaan enää SharePoint?

Office 365 -alusta on mullistanut sen, mihin työpaikat ovat satsanneet vuosikausia aikaa ja rahaa: työ on haluttu siirtää pois verkkolevyiltä SharePoint-työtiloihin. Osa yrityksistä on onnistunut tässä täysin, osa puolittain. Satsaus SharePointiin on kyllä kannattanut. Dokumentit eivät enää ole hukassa ihmisten sähköpostilaatikoissa ja tietokoneen kovalevyllä. Mikä parasta, dokumenteista syntyy automaattiset versiot versiohistoriaan, joten samasta dokumentista ei enää löydy eri nimellä tallennettuja versioita. Vielä parempaa on se, että kaikki asianosaiset voivat muokata samaa dokumenttia yhtä aikaa.

Mutta miksi väitän, ettei SharePoint enää ole tiimityön keskipiste? 


Office 365 alkoi nakertaa työtiloihin keskittynyttä dokumenttienhallintaa jo vuosia sitten, kun käyttöön tuli OneDrive for Business. Konsepti pysyi kuitenkin selkeänä: omat dokumentit OneDriveen, tiimin dokumentit työtilaan.

Isompi muutos tapahtui vuonna 2017, kun Teams tuli mukaan O365-sovelluksiin. Se on antanut mahdollisuuden miettiä tilannetta uusiksi. En väitä, että SharePoint-työtiloista pitäisi luopua, koska selkein dokumenttienhallinta on edelleen työtilamaailmassa, jossa tiimit voivat luokitella dokumentteja metatietosarakkeiden avulla ja luoda tarvitsemansa kirjastot eri käyttöoikeuksilla. Moderneissa O365-työtiloissa dokumenttikirjastojen muokkaus on vieläpä miellyttävän intuitiivista, mikä on pitkän linjan SharePoint-käyttäjille mukava yllätys! Enää ei tarvita päivän pääkäyttäjäkoulutusta, jotta työtilaan osaisi luoda uuden metatietosarakkeen tai näkymän.

Mikä sitten on Teams ja miksi se uhkaa viedä tärkeimmän työkalun manttelin SharePointilta?


Teams on ryhmächat-tyyppinen keskustelutyökalu, joka tarkoitettu työpaikan tiimien ja projektien sisäiseen viestintään. Tiimien keskustelu voidaan sen avulla siirtää pois sähköpostista modernimpaan työkaluun, jossa tiimin viestintä saadaan luokiteltua aiheiden mukaan eri kanaviin. Teams tekee tiimin keskustelusta samalla kertaa avointa mutta helposti suodatettavaa. Kenenkään ei tarvitse seurata keskustelua, joka ei kosketa itseä, mutta siihen on aina tarpeen tullen mahdollisuus. Keskusteluun voi milloin tahansa vetää mukaan henkilön, joka ei tavallisesti seuraa kanavaa mainitsemalla hänet nimeltä, esim. ”tiedätkö sinä tästä @Heidi Selkäinaho”.

Teams sopii keskustelukanavaksi sähköpostia paremmin, kun keskustelunavaus ja siihen tulleet vastaukset niputtuvat mukavaksi nipuksi. Sähköpostilaatikossa 10 vastausta herättänyt keskustelu tarkoittaisi kymmentä erillistä sähköpostia ja kymmentä keskeytystä työpäivään. Teams sopii tiimin keskusteluun paremmin myös siksi, että tiimille syntyy yhteinen keskusteluhistoria, eikä jokaisen käyttäjän tarvitse arkistoida sähköpostejaan erikseen. Etuja on monia.

Parasta Teamsissa on, että se ei ole vain keskustelualusta. Teamsin jokaiseen kanavaan voi lisätä helposti välilehtiä, joissa voidaan näyttää tiimin muita työkaluja kuten Planneriin luodun tehtävälistan ja SharePoint-dokumenttikirjastoja. SharePointin saa siis luontevasti Teams-keskustelujen rinnalle. Toisinpäin sama ei ole mahdollista, eli Teams-keskusteluja ei voi näyttää SharePoint-työtilassa.

Koska tiimityö on enimmäkseen keskustelua ja toissijaisesti dokumenttien ja tehtävien hallintaa, Teams on tällä hetkellä ehdottomasti paras keskipiste tiimityölle työpaikoilla, joissa on käytössä O365. Teamsin kautta tiimit voivat myös aloittaa nopeasti Online-kokouksia tai privaatteja chat-keskusteluja tiimin jäsenten kanssa. Tulevaisuudessa Teamsin Online-kokoukset ja chat-toiminto yhdistyvät Skype for Businekseen, joten Teamsia ajetaan Microsoftinkin puolelta kaiken tiimityön keskipisteeksi.

Taustalla SharePoint pitää edelleen pintansa parhaana paikkana tiimien dokumenttien hallintaan. Yksittäisen tiimin jäsenen ei silti välttämättä tarvitse pomppia Teamsin ja SharePointin välillä, vaan hän voi muokata ja lukea dokumentteja Teamsin kautta. Riittää, että tiimin pääkäyttäjä luo tarvittavat dokumenttikirjastot SharePointiin ja tuo ne Teamsin välilehdille näkyville.

Teams-pohjainen työskentely on miestäni suositeltavin malli tiimityöhön, mutta toki joustava O365 tarjoaa myös muita vaihtoehtoja. Erilaisia malleja esittelen Tieturin koulutuksessa Office 365 tiimityössä 16.11.2017 ja 31.1.2018. Tervetuloa mukaan pohtimaan, mikä malli sopisi parhaiten teidän työpaikallenne!


Heidi Selkäinaho, työyhteisöviestinnän konsulti, Somepoint Oy

Heidi kouluttaa Tieturilla Office 365 tiimityössä -kurssiamme.  Heidi opastaa yrityksensä Somepoint Oy:n kautta  työpaikkoja uudenlaisen työn tekemisen ja työyhteisöviestinnän tapoihin. Hänellä on pitkä kokemus SharePointista ja Office 365:stä työskenneltyään edelliset 7 vuotta SharePoint-intranet-konsulttina.






Suositut tekstit