23. toukokuuta 2017

Skype for Business kontaktiryhmät

Järjestä Skype for Business -kontaktisi järkeviin ryhmiin ja hyödynnä sovelluksen omaisuuksia.

Ryhmillä voit helpottaa kommunikointia ryhmän jäsenten kanssa. Ryhminä voi olla oma tiimi, eri projektit, kaverit jne. Sinulla voi olla sama henkilö monessa ryhmässä.

Luo ryhmä näin:


  • napsauta hiiren kakkospainiketta jonkun olemassa olevan ryhmän päällä. Suosikit-ryhmä on olemassa jo valmiiksi. 
  • valitse  Luo uusi ryhmä (Create New Group)




Pystyt helposti lähettämään ryhmän jäsenille mm. yhteisen pikaviestin tai sähköpostin. Kun napsautat hiiren kakkospainiketta ryhmän päällä, saat auki komentovalikon, josta löytyy mahdollisuus pikaviestin ja sähköpostin lähettämiseen. Voit myös ajoittaa kokouksen (Schedule a Meeting) ryhmän kanssa.

Voit siirtää tai kopioida Skypeen lisäämäsi kontaktin luomaasi ryhmään napsauttamalla hiiren kakkospainiketta asianomaisen henkilön nimen päällä ja valitsemalla haluamasi toiminto valikosta.

Boris Isaksson
Senior Consultant
Tieturi

Tutustu Tieturin koulutuksiin tästä >

17. toukokuuta 2017

Esimies on muutoksen avaintekijä - varmista, että hänen avaimensa toimivat

Me kaikki tiedämme, että muutos on organisaatiolle valtava riski. On laskettu, että enemmistö muutoshankkeista epäonnistuu tai jää tavoitteistaan. Menestys kuitenkin vaatii muutosta ja uudistumista – muutos on organisaatioille elinehto.

Miten onnistua muutoksessa?


Muutoksen onnistuminen lähtee ihmisistä, jotka työskentelevät organisaatiossa. He luovat muutoksen. Onkin ensiarvoisen tärkeää vaikuttaa siihen, miten henkilöstö suhtautuu muutokseen. Muutoksen kriittinen menestystekijä on se, että henkilöstö näkee muutoksen pikemminkin mahdollisuutena kuin uhkana.

Mutta miten henkilöstön suhtautumiseen voi vaikuttaa?

Tämä tuntuu usein erityisen haasteelliselta – varsinkin jos muutos itsessään sisältää elementtejä, jotka eivät ole henkilöstölle mieluisia.

Huomio muutoksen prosesseihin


Organisaatioissa henkilöstön muutokseen suhtautumiseen on opittu vaikuttamaan luomalla muutoksen läpiviennille mahdollisimman reilut ja läpinäkyvät menettelytavat. Nämä prosessit antavat henkilöstölle mahdollisuuden osallistua muutoksen toteutukseen ja tulla kuulluiksi omaa työtään koskevissa asioissa.

Moni organisaatio laittaa kaikki panoksensa tähän. Mutta yksin tämä ei riitä.

Vahva tutkimusnäyttö osoittaa, että vain muutoksen organisaatiotasoisiin menettelytapoihin keskittyminen ei vie muutosta menestykseen.

Esimies on vielä organisaatiotason prosessejakin tärkeämpi


Muutoksen onnistumisen avainasemassa on organisaatiotason menettelytapojen sijaan – tai oikeastaan lisäksi – lähiesimies.

Tutkimukset osoittavat, että lähiesimiesten alaisilleen osoittama arvostus, kunnioitus ja reilu kohtelu vaikuttavat muutokseen suhtautumiseen ja tätä kautta muutoksen onnistumiseen vielä organisaatiotason menettelytapojakin enemmän.

Esimerkiksi oma väitöstutkimukseni tuo selvästi esille, että epäkunnioittavasti alaisiaan kohteleva esimies voi romuttaa toiminnallaan  organisaatiotasolla muutoksen toteuttamiseen tehdyt panostukset: Epäarvostava käytös esimieheltä saa henkilöstön kokemaan muutoksen uhkana, vaikka organisaatiotasolla olisi tehty merkittäviä panostuksia muutoksen läpiviemisen menettelytapoihin ja prosessit koettaisiin reiluiksi.

Reilusti ja arvostavasti alaisiaan kohteleva esimies sen sijaan – varsinkin yhdessä organisaatiotason panostusten kanssa – saa alaiset näkemään muutoksen mahdollisuutena. Tutkimuksessani muutokseen suhtauduttiin sitä positiivisemmin mitä paremmin esimies-alaissuhde toimi. Erityisesti tilanteessa, jossa esimies koettiin reiluksi ja organisaatio panosti muutoksen läpiviennin menettelytapoihin, haasteelliseksikin koettu muutos nähtiin  pikemminkin mahdollisuutena kuin uhkana.

Lähiesimies eli kunkin tiimin, työryhmän ja osaston esimies, kantaa siis muutoksen onnistumisesta valtavaa vastuuta. Häntä ei ole varaa jättää kantamaan vastuutaan yksin – panokset ovat liian korkeat.

Esimies tarvitsee onnistuakseen tukea ja koulutusta


Esimiestaitojen koulutus, vuorovaikutus- ja viestintätaitojen valmennus sekä esimiehille tarjottu tieto ja vaikutusmahdollisuudet muutoksen liittyen tukevat esimiestä haastavassa muutostilanteessa. Tutkimukset osoittavat, että esimerkiksi vuorovaikutus- ja viestintätaidoissa esimiehille tarjottu koulutus antaa esimiehille toimivat avaimet muutoksen johtamiseen. Esimiehille muutostilanteessa tarjottu tuki maksaa itsensä aina takaisin.

Teksti pohjautuu ValtioExpossa 2017 pidettyyn esitykseen ”Esimies ja esimieskoulutus muutoksen avaimina”. Lisätietoja ja lähteitä allekirjoittaneelta.

Satu Koivisto 
ajatusjohtaja ja tutkimuspäällikkö

Tutustu Tieturin koulutuksiin tästä >

15. toukokuuta 2017

Ilmoitus saapuneesta Outlook viestistä

Näytön oikeaan alareunaan tuleva sininen ilmoitus saapuneesta Outlook sähköpostiviestistä ärsyttää, kun yrittää keskittyä tarkkaan työhön.

Sen saa pois erittäin helposti Outlookin asetuksista;
Tiedosto – Asetukset – Sähköposti – Viestin Saapuminen ja poista merkintä kohdasta Näytä työpöytäilmoitus.



Jätä muut asetukset ennalleen, niin saat ainoastaan pienen keltaisen kirjekuoren tilariville siitä, että uusi viesti on saapunut.

Boris Isaksson

11. toukokuuta 2017

Tekstin lisääminen kuvaan Outlookissa ja Wordissa

Tekstin lisäämisen kuvaan ei tarvitse olla mitään rakettitiedettä, jos vain tietää jujun, miten se tehdään. Aina kun olen näyttänyt, miten kuvan lisää viestiin tai asiakirjaan, minulta kysytään, saako siihen tekstiä. Kyllä saa! Tämä tehdään samalla tavalla sekä Outlookissa että Wordissa.

Ensin lisäät Piirtoalustan kohtaan, johon haluat kuvan

Lisää | Kuvat | Muodot | Uusi piirtoalusta (Insert | Ilustrations | Shapes | New Drawing Canvas).



Tämän jälkeen lisäät kuvan tähän piirtoalustaan.

Kun piirtoalusta on valittuna/aktiivinen, voit lisätä siihen kuvia tai muotoja (Shapes), kuten tekstiruutuja, nuolia jne.



Lopuksi pienennä piirtoalusta kuville sopivaan kokoon vetämällä hiirellä piirtoalustan kulmista.

Boris Isaksson
Senior Consultant
Tieturi

Tutustu Microsoft Office -koulutuksiin tästä >

2. toukokuuta 2017

Ruutukaappaus Office-ohjelmissa

Järjestelmä antaa virheilmoituksen ja it-tuki tarvitsee viestin, jotta pystyisi tutkimaan ongelmatilannetta.

Moni käyttää Snipping Tools –työkalua ruutukaappauksen tekoon mutta on toinenkin tapa, joskus jopa helpompi.

Office –ohjelmissa on Lisää -valintanauhassa toiminto, Lisää näyttökuva. Tämän työkalun avulla voit liittää toisen sovelluksen joko koko ikkunan tai vain osan siitä, näyttöleikkeeksi.

Internetistä näyttökuvan lisätessäsi voit sisältää kuvaan myös linkin asianomaiselle sivulle.

Näyttöleikkeen lisääminen Outlook viestiin:


  • Avaa "Uusi viesti" -ikkuna
  • Pienennä ja järjestä muut ikkunat niin, että virheilmoitus näkyy Outlookin viesti-ikkunan alla. 
  • Siirrä osoitin Outlook-viestin sanomaosaan ja valitse Lisää -> Näyttökuva -> Näyttöleike

  • Viesti-ikkunapienenee ja näyttö menee harmaaksi
  • Pidä hiiren vasenpainike alhaalla ja "maalaa" alue, jonka haluat liittää viestiin. Kun vapautat hiiren vasemman painikkeen, valittu alue liitetään viestiisi
Boris Isaksson
Senior Consultant
Tieturi

Tutustu Tieturin Microsoft Office -koulutuksiin tästä >>

Suositut tekstit